El Departamento de Dermatología de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile, le invita cordialmente a participar del proceso de selección de cargo Administrativo(a) de Unidad, el cual tiene por objetivo Apoyo secretarial en pregrado, postgrado y clínica.

FUNCIONES FRECUENTES:

Solicitar, cuando sea necesario, salas para clases, reuniones y actividades del Departamento, además de preparar las salas para su utilización.

Realizar todas las actividades relacionadas con el pregrado, incluyendo recibir, entregar asistencias, subir notas y entregar pruebas u otros documentos cuando corresponda.

Confirmar diariamente pacientes, agendar procedimientos quirúrgicos en Ficha Clínica Ticares, manejar planillas Excel y correo de procedimientos FOTOFINDER, y traspasar los procedimientos quirúrgicos programados.

Solicitar mensualmente bloqueos y modificaciones de atención de los médicos de staff, enviar la agenda de Dermatología y mantener los registros de feriados, permisos administrativos y licencias médicas.

Atender telefónicamente y orientar a usuarios internos y externos, además de enrolar el ingreso mediante huella digital cuando corresponda.

Confeccionar cartas, certificados, permisos administrativos y feriados legales; enviar y responder correos electrónicos; e ingresar, despachar y cautelar el archivo de documentación interna y externa.

Mantener el stock de materiales de librería y aseo, reponer insumos en fotocopiadora y dispensadores, y solicitar arreglos de mantención cuando sea necesario.3

Prestar soporte a la secretaría docente de Dirección/Postgrado, reiterar la entrega de rúbricas de evaluación, realizar solicitudes a RRHH y entregar o retirar documentación urgente.

Revisar al inicio de la jornada el estado de salas y, antes de retirarse, constatar que las dependencias queden en condiciones adecuadas de funcionamiento y seguridad; además, revisar la sala de residencia de becados cuando se solicite.

Solicitar mensualmente asistencias de académicos, realizar las funciones solicitadas por la jefatura relacionadas con el cargo y cumplir las normas establecidas por el Servicio de Dermatología.

FUNCIONES OCASIONALES:

Realizar funciones que sean solicitadas por su superior y que tengan relación con el ámbito que desempeña.

Entregar o retirar documentación urgente dentro y fuera del establecimiento.

Realizar solicitudes en RRHH Facultad de Medicina y Hospital Clínico

Cuando se le solicite revisar Sala residencia de becados con el fin de constatar que estén realizando el aseo el personal de Higiene asignado a esa labor, que estén equipos apagados.

Requisitos

FORMACIÓN REQUERIDA

Minimo indispensable: Enseñanza media completa

Deseable: Titulo en Secretaría

EXPERIENCIA LABORAL

Al menos un año en labores administrativas y secretariales.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:

• Redacción

• Internet

• Excel

• Word

• Plataforma U. Cursos (deseable, ya que se le realizará inducción)

• Ficha clínica Electrónica Ticares (deseable, ya que se le realizará inducción)

Administrativo(a) de Unidad

Descripción del empleo