La Dirección Economica y de Gestión Institucional de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile, le invita cordialmente a participar del proceso de selección del cargo Coordinador(a) con supervisión, el cual tiene por objetivo Coordinar, supervisar y articular la prestación de servicios operativos, logísticos y administrativos de la unidad, mediante la planificación de recursos, la supervisión funcional de equipos y la coordinación con unidades internas y externas, para asegurar la continuidad, calidad y cumplimiento de los estándares institucionales.

FUNCIONES FRECUENTES:

Planificar, coordinar y supervisar la ejecución de los servicios operativos de la unidad, tales como aseo, mantención menor, jardines, vigilancia, apoyo logístico y otros servicios generales, programando actividades, asignando recursos humanos y materiales, priorizando requerimientos y coordinando su ejecución con las distintas unidades involucradas, para asegurar la continuidad operacional y el adecuado funcionamiento de la infraestructura y los servicios institucionales.

Supervisar y coordinar funcionalmente al personal auxiliar, de apoyo y a los equipos o empresas prestadoras de servicios cuando corresponda, distribuyendo tareas, controlando el cumplimiento de los programas de trabajo, verificando la correcta ejecución de las actividades, resolviendo contingencias operativas y promoviendo el cumplimiento de los procedimientos, estándares de calidad y normas de seguridad institucionales, para asegurar una prestación eficiente y oportuna de los servicios.

Gestionar y controlar los requerimientos de mantención preventiva y correctiva, reparaciones e incidencias operacionales mediante las plataformas institucionales y los mecanismos establecidos, efectuando seguimiento al cumplimiento de los plazos, coordinando con proveedores y unidades responsables y verificando la calidad de las soluciones implementadas, para asegurar la continuidad de las operaciones y la adecuada conservación de la infraestructura y equipamiento.

Administrar y controlar el inventario, la bodega y el abastecimiento de materiales, insumos, herramientas y equipamiento de la unidad, manteniendo actualizados los registros, controlando los niveles de stock, planificando las necesidades de reposición y gestionando las compras y contrataciones de apoyo conforme a la normativa institucional vigente, para garantizar la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios para la operación.

Coordinar la habilitación, programación, uso y disponibilidad de salas, auditorios, laboratorios, espacios comunes y equipamiento asociado, articulando los requerimientos de las distintas unidades usuarias, verificando las condiciones de funcionamiento y gestionando los apoyos logísticos necesarios, para asegurar el adecuado desarrollo de las actividades académicas, administrativas, asistenciales y de extensión.

Controlar y mantener actualizada la información relativa al estado de la infraestructura, inventarios, servicios, reclamos, incidencias y requerimientos operacionales, elaborando registros, reportes e indicadores de gestión que permitan monitorear el desempeño de los servicios, identificar oportunidades de mejora y apoyar la toma de decisiones de la jefatura.

Coordinar y mantener la comunicación permanente con jefaturas, unidades usuarias, proveedores, empresas contratistas y personal a cargo, canalizando requerimientos, coordinando soluciones, efectuando seguimiento a los compromisos establecidos y entregando asesoría técnica en materias propias de su ámbito de responsabilidad, para favorecer una gestión integrada, eficiente y orientada a las necesidades institucionales.

Supervisar y verificar el cumplimiento de la normativa institucional, los procedimientos operacionales, las condiciones de seguridad, prevención de riesgos, orden, limpieza y resguardo de bienes e instalaciones, promoviendo la aplicación de buenas prácticas e implementando acciones correctivas cuando corresponda, para contribuir a un ambiente de trabajo seguro, eficiente y conforme a los estándares institucionales.

Analizar el desempeño de los servicios, procesos operacionales e indicadores de gestión de la unidad, identificando desviaciones, riesgos y oportunidades de optimización, proponiendo e impulsando acciones de mejora continua que incrementen la eficiencia, calidad y oportunidad de los servicios prestados, para fortalecer el funcionamiento y la gestión operativa de la unidad.

Coordinar y apoyar la ejecución de proyectos, actividades extraordinarias y otras iniciativas institucionales relacionadas con el ámbito de la unidad, colaborando con la implementación de nuevas acciones, prestando soporte técnico y operativo y ejecutando otras funciones afines que le sean encomendadas por la jefatura dentro de su ámbito de competencia, para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales y a la continuidad de la gestión.

FUNCIONES OCASIONALES:

Solicitar al Jefe de Unidad rendiciones, informes y antecedentes asociadas a la prestación de servicios, realizando seguimiento de las situaciones e incidencias informadas y comunicando oportunamente aquellas que requieran intervención de la jefatura.

Coordinar y supervisar las actividades asociadas al servicio de movilización del campus Norte, procurando la adecuada disponibilidad, asignación y utilización de los vehículos institucionales, de acuerdo con los requerimientos del servicio.

Gestionar y realizar seguimiento a los requerimientos de movilización de personas, materiales, equipamiento u otros elementos necesarios para el desarrollo de las actividades de la Facultad, informando oportunamente las situaciones que afecten su adecuada ejecución.

Elaborar y proporcionar informes, registros y reportes de gestión respecto de las actividades, requerimientos, incidencias y contingencias relacionadas con las materias bajo su responsabilidad, informando periódicamente a su jefatura.

Apoyar y coordinar requerimientos operativos, de vigilancia, movilización y mantención en otros Campus de la Facultad, cuando las necesidades del servicio lo requieran, considerando disponibilidad para trasladarse a los Campus Centro, Sur, Oriente y Occidente, y para desempeñar funciones los días sábado.

Requisitos

ESTUDIOS FORMALES:

Nivel Educacional Requerido: Técnico Nivel Superior en Administración de Empresas, Administración o carrera técnica afin.

Deseable: Titulo profesional de una carrera de 10 semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto Profesional del Estado o reconocido por éste.

Cursos de especialización: Cursos de liderazgo y supervisión de equipos, gestión de bodega e inventario, prevención de riesgos (deseable)

EXPERIENCIA

AÑOS GENERALES: 1 a 5 años de experiencia.

AÑOS ESPECÍFICOS: 1 a 3 años de experiencia específica, preferentemente en labores de coordinación o supervisión operativa.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS PARA EL CARGO:

Administración de personal y supervisión de equipos operativos.

Manejo de materiales y maquinaria de aseo y mantención.

Gestión de inventario y bodega.Office nivel intermedio (Excel, Access).

Procedimientos de compras y control documental.

Normativa de seguridad e higiene institucional.

Coordinador(a) con supervisión

Descripción del empleo