La Dirección de Extensión de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile, le invita a participar del proceso de selección del cargo Asistente de la Dirección de Extensión, el cual tiene por objetivo brindar apoyo administrativo, operativo y de gestión a la Dirección de Extensión y a las unidades que la componen, contribuyendo al correcto funcionamiento institucional, a la coordinación de actividades académicas, culturales y patrimoniales, y al desarrollo de acciones de extensión y vinculación con el medio, en concordancia con los lineamientos institucionales.

FUNCIONES FRECUENTES:

Brindar apoyo administrativo integral a la Dirección de Extensión y sus unidades dependientes, asegurando el correcto funcionamiento de los procesos administrativos.

Gestionar la agenda de la Dirección , coordinando reuniones, citaciones y la preparación de espacios presenciales y virtuales.

Atender y orientar a usuarios internos y externos , gestionando consultas, llamadas telefónicas y correos electrónicos institucionales.

Redactar, recepcionar, registrar, despachar y archivar documentación administrativa , incluyendo oficios, memorándums, cartas y otros documentos, tanto en formato físico como digital.

Canalizar información y realizar seguimiento de trámites, solicitudes y documentación hacia las unidades o personas correspondientes.

Apoyar la organización y coordinación logística de actividades de Extensión ,culturales, patrimoniales, museales y de vinculación con el medio, gestionando salas, insumos, apoyo técnico y otros requerimientos.

Apoyar la gestión administrativa del Museo Nacional de Medicina y de las iniciativas patrimoniales y culturales vinculadas a la Dirección.

Gestionar solicitudes de compras y requerimientos administrativos mediante las plataformas y sistemas institucionales.

Apoyar la gestión administrativa de personal , incluyendo control de asistencia, documentación y coordinación de trámites con Recursos Humanos.

Mantener sistemas de archivo físico y digital actualizados , resguardando la organización, disponibilidad y confidencialidad de la documentación institucional.

FUNCIONES OCASIONALES:

Administrar y rendir Fondo Fijo, cuando corresponda.

Mantener stock de materiales e insumos necesarios para el funcionamiento de la Dirección.

Apoyar procesos de compras, cotizaciones y solicitudes administrativas.

Apoyar la elaboración de informes, registros, bases de datos y reportes de actividades.

Colaborar en la difusión de actividades de Extensión y Vinculación con el Medio, en coordinación con los equipos respectivos.

Reemplazar o apoyar a otros/as funcionarios/as de la Dirección cuando sea requerido.

Realizar otras funciones afines al cargo, de acuerdo con las necesidades de la Dirección de Extensión.

Requisitos

ESTUDIOS FORMALES:

Técnico Profesional, con mención en Secretariado, Administración o área afín.

EXPERIENCIA

Al menos 2 años de experiencia en labores administrativas similares.

Deseable experiencia en instituciones públicas, académicas o culturales.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS PARA EL CARGO:

Comunicación efectiva oral y escrita.

Manejo de documentación y procesos administrativos.

Proactividad y capacidad de apoyo a equipos diversos.

Capacidad para trabajar con múltiples áreas y prioridades.

Asistente de la Dirección de Extensión

Descripción del empleo