Secretaria Administrativa Unidad de Urgencia HLCM

## Objetivo del Cargo

Cargo que tiene la responsabilidad de la asistencia administrativa y apoyo logístico en su Servicio/Unidad, en concordancia con las metas asistenciales, bajo el marco ético Institucional correspondiente.

Deberá ejecutar todas aquellas acciones en el ámbito de su competencia, velando porque el trabajo realizado esté centrado en el usuario externo e interno, con una racional y óptima utilización de los recursos disponibles, compartiendo y alineándose con los objetivos de la Institución.

FUNCIONES

Administrativas

Funciones Transversales de Secretaria Administrativa de Urgencias

Área de enfermería, médica y estadística, deberán cumplir las siguientes funciones de acuerdo a la dotación que tengan a cargo y eventualmente prestar apoyo a Secretarias Administrativas de las otras áreas:

Elaboración, registro y archivo de documentos para realizar programación y gestión de turnos del personal de servicio:

Confeccionar planilla diaria de turnos de todos los estamentos: la dotación será dividida entre las tres secretarias administrativas.

Programación de calendario con fechas de: feriados legales, descansos compensatorios, cambios de turno y permisos administrativos del personal.

Recibir, registrar y tramitar solicitudes de descanso compensatorio y licencias médicas, según normas.

Llevar control de asistencia Personal de IRA –Partime.

Entregar mensualmente a Jefaturas hojas de Personal de turnos de todos los estamentos y enviar mediante planilla, a Unidad de Gestión de Personas y/o FUNDAR según corresponda.

Registrar solicitud de Fechas de Feriados Legal y Descanso Compensatorios de personal para ser evaluados por jefatura.

Registrar y mantener actualizada la base datos de funcionarios para contacto y programación de turnos.

Búsqueda de reemplazos para estamento TENS, Administrativo de Admisión y Recaudanción, Auxiliares y Médicos.

Publicación de distribución de puestos de trabajo del personal de turno en mural del servicio.

Registro y gestión de insumos para administración y control de Bodega:

Luego de que jefatura realice solicitud a Unidad de Adquisiciones, coordinará con auxiliar de servicio el retiro de insumos.

Almacenamiento de insumos en bodega de Servicio de Urgencias.Revisar que llega todo informando a Supervisora

Repartir diariamente insumos a puestos de trabajo para asegurar stock necesario, según la solicitud diaria de Tens y enfermera.

Verificar y reabastecer de insumos diariamente a puestos de trabajo, en caso de solicitarse antes de finalizar la jornada de trabajo.

Realizar inventario de bodega una vez al mes.

Registrar y mantener actualizado diariamente los insumos utilizados en la unidad.

Labores administrativas generales para funcionamiento de secretaría del servicio:

Recepcionar, comunicar, registrar y archivar la correspondencia recibida en el Servicio.

Registrar y despachar la correspondencia emanada del Servicio (manuales y/o digitales).

Confeccionar documentos, circulares, cartas, memorando, certificados u otros documentos indicados por jefatura.

Mantener actualizado y en orden correlativo los reclamos y respuestas de estos.

Mantener actualizada diariamente carpeta de documentos, correspondencia y solicitudes para revisión y firma de Jefaturas.

Asistir a reuniones programadas por Jefaturas para prestar apoyo en el registro de acta, en caso de ser solicitado.

Mantener un buen sistema de archivo de la documentación del Servicio/ Unidad (archivadores y computador).

Transcripción de normas, programas educativos de orientación, circulares internas efectuados por jefatura del servicio.

Gestionar con jefatura correspondiente recepción de usuarios para atender reclamos o sugerencias en caso de ser solicitado.

Coordinar con Administrativo de Admisión y Recaudación, el retiro y devolución de fichas clínicas.

Realizar labores de estafeta en caso de que Auxiliar de Servicio no se encuentre disponible.

Generación y reporte de Bases de datos Estadísticos para el control y análisis que soliciten las jefaturas:

Mantener actualizada base de datos estadísticos relacionados con el movimiento de personal (feriados legales, permisos administrativos, licencias médicas, descansos compensatorios, renuncias voluntarias, permisos con o sin goce de sueldo).

Traspasar procedimientos realizados en sala de yeso a estadística diaria y mensual para enviar a Unidad de Estadística los primeros días de cada mes.

Docentes, investigación y/o de capacitación

Orientación inicial a personal que ingresa por campaña I.R.A., sobre el funcionamiento y organización administrativa de la unidad (horarios de ingreso, teléfonos de contacto en caso de emergencia, rotativa de turnos, etc.).

De coordinación

Registro y coordinación para gestión de mantenimiento de bienes para el Servicio:

Verificar semestralmente inventario de materiales, mobiliario, equipos y otros bienes asignados al servicio para su normal funcionamiento.

Tramitar y mantener actualizado los ingresos, traspaso y bajas de materiales y equipos inventariados.

Coordinar con la unidad de SS.GG. las reparaciones menores necesarias de la unidad.

Mantener comunicación efectiva con SSGG verificando el retorno de insumos que se hallan enviado para reparación.

Coordinar con Unidad de Informática mantenimiento, recambio o entrega de insumos para equipos computacionales, de impresión, comunicaciones o red.

Otras Funciones específicas al Cargo

Funciones Específicas de Secretaria Administrativa del área de Estadísticas del Servicio de Urgencias.

Serán de su exclusiva responsabilidad, pero en caso de ausencia o de requerir soporte, las Secretarias Administrativas de las áreas médica y de enfermería deberán entregar soporte o hacerse cargo de estas

funciones

Mantener y generar base de datos estadísticos de los procesos clínicos y administrativos realizados en la unidad, relacionados con la atención de pacientes, que sean solicitados por su jefatura para reporte y gestión de camas con otras unidades u hospitales.

Realizar estadística diaria de cuantos pacientes quedan en camilla de observación 8 hrs.- de 8 a 24 y más de 24 horas.

Revisión diaria de BAU desde sistema SAM, ingreso de los datos a la red informática.

Mantener al día Estadística diarias de BAU.

Enviar Estadística diaria a UGCC a Enfermera supervisora y Enfermera Jefa de CR Urgencia de Urgencia, y subir a plataforma DEIS pacientes atendidos diariamente en Urgencia antes de las 08 a.m.

Trascripción de estadística de boxes de atención a computador diariamente. Llevar estadística de pacientes hospitalizados y otros según indicación de enfermera Supervisora y jefe de Servicio. Enviar los 30 de cada mes, según corresponda.

Estadísticas diarias de traslados a UPC y UTI dentro y fuera del Hospital.

Estadística diaria de pacientes y tiempos de espera.

Envío de Estadística diaria a dirección de: Ingresos por día, traslados a servicio de día, altas por día, fallecidos.

Generar estadística de tiempos de espera de traslado de Sala con nombre y diagnostico (mensual) junto a promedio de días de estadía.

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Condiciones

Déjese establecido que la persona seleccionada ingresará por un primer período de tres meses a prueba, el cual podrá renovarse según el informe de desempeño emitido por su Jefatura Directa.

La persona seleccionada será nombrada en un empleo a contrata, cuya duración máxima será hasta el 31 de diciembre de cada año.

El término de las funciones se producirá automáticamente en esa fecha, por el solo ministerio de la ley, salvo que se proponga una prórroga con al menos treinta días de anticipación.

## Proceso

EtapaFechas PostulaciónDifusión y Plazo de Postulación en www.empleospublicos.cl28/05/2026-04/06/2026EvaluaciónProceso de Evaluación y Selección del Postulante05/06/2026-08/06/2026FinalizaciónFinalización del Proceso09/06/2026-09/06/2026El portal estará habilitado para recibir postulaciones hasta las 23:59 horas del día 04/06/2026Correo de Contacto: [email protected] GeneralesLas postulaciones serán recibidas por este medio, para ello las personas interesadas deben registrarse pr